小日程は重要

なぜ小日程が重要になるのか?
それは、小日程を考える際、一つの作業を細かく分けて整理する
その手順が重要だからです。

細かく分けることによってリスク要因と、
効率向上のためのポイントが見えてきます。

小日程を作成した時点で、この仕事に必要な項目の1/3位を検討したのと
同じと言っても過言ではありません。

これを先程説明した小日程を例に、考えてみましょう。

（１）その見積りに必要な構成（部品など）を調べ、構成や付帯作業をまとめる
　　　●リスク要因・・・・自分ひとりの力で構成出来るものか、専門部署の助言は
　　　　　　　　　　　　　　必要ないか
　　　●効率向上要因・・・・既に似たような見積りが、過去に作成されていないか

（２）必要な付帯作業、部品の値段を調べる
　　　●リスク要因・・・・値段はすぐ調査出来るか？問い合わせ等必要ないか？
　　　●効率向上要因・・・・構成さえはっきりしていれば、自分以外の人間でも
　　　　　　　　　　　　　　　　調査可能ではないか

（３）粗利等、利益面・競合性について検証する
　　　●リスク要因・・・・自分の意思だけで決定出来る額になりそうか？
　　　　　　　　　　　　　会議等の事前稟議は不要か？
　　　●効率向上要因・・・・特に思い当たらない

（４）見積り書をワープロ打ちする
　　　●リスク要因・・・・特に思い当たらない
　　　●効率向上要因・・・見積りの素案が完成したらワープロ清書は
　　　　　　　　　　　　　　　人に頼めないか

こうやって整理してみると、、、
リスク要因は「自分だけで解決出来ない＝他人の力が必要になる」ものが多いことが分かります。

問い合わせにしろ稟議にしろ、他人にお願いする仕事は、
自分がどんなに急いでいても、他人のスケジュールに左右されてしまいます。

これに対して、効率向上要因もやはり、
「他人もしくは、過去の資産をうまく利用する」という
部分が大部分を占めているのがわかります。

ということは、他人に依頼すべき物があれば、
作業開始時に全て依頼しておくことで、リスクを最大限回避することが可能になります。

また、他人がやってくれる作業と平行に自分の作業をやれば言い訳ですから、
効率の向上にも繋がります。

作業の後半に発生するような単純作業は、
まかせられる人に早めに頼んでおきましょう。

会社内の仕事にはそれぞれ役割があります。
そこを良く考えて遠慮せずに頼みましょう。

ただし、こうやって仕事を頼める人が、別の次元
（自分でどうして良いか分からないようなこと）に手こずっている時は、
親身になって助けてあげなければなりません。
まさにGIVE＆TAKEです。

今挙げた点を考慮して、見積りを作成する小日程を
考え直しみると以下のようになります。

            1/1     1/3         1/7

（１）作業   ●------●---------●

            問合せ  回答　　作成

                     ｜

                     ↓

                    1/3     1/5         1/9

（２）作業           ●------●---------●

                   問合せ   回答  作成　｜

                                        ｜

                                        ↓

                                       1/10   1/12

（３）作業                              ●-----●

                                       稟議   修正

                                               ｜

                                               ↓

                                              1/12        1/14

（４）作業                                     ●----------●

                                    ワープロ依頼  完成・チェック

最終的に完成する時期は変わりませんが、
この中で自分自身で作業しなければならない時間は、
大幅に短縮されました。

つまり、その間に他の仕事を平行して行える時間が
大幅に増えたということです。

最後に整理すると、小日程を作成することにより、
作業項目、リスク要因の洗い出しが進み、結果として
リスク回避、効率向上に
多大な効果を見込めるようになるということです。

投稿者 hana : 2005年09月03日 22:50